PMP®项目管理|不同场景使用不同沟通方式

不同沟通方式的确有适用场景和不适用场景。无效沟通的重要原因之一就是错误选择沟通方式。

我们会在工作中用到很多沟通方式，每种沟通方式都有适用的场合，也有不适用的场合，错误选择将使沟通变得低效甚至无效。

沟通方式主要有三种：

1.交互式沟通：在两方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效的方法，包括会议、电话、即时通信、视频会议等。

2.推式沟通：把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达受众或被目标受众理解。包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、日志、新闻稿，以及向CCB提交变更请求、发布项目章程等重要文件。

3.拉式沟通：用于信息量很大或受众很多的情况。要求接收者自主自行地访问信息内容。包括企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等。

第一种沟通方式是会议，项目经理会有很多时间花在会议上。

会议的特点是参加的人数多，至少要有三人以上。

会议适合的场合包括：多方共同解决问题，头脑风暴，多方表决，政策解读，交互式培训，重要问题的进度更新、快速讨论解决问题、或者决策。

会议这种沟通方式不适合公开信息的分享，非常小的问题或者涉及很少人员，非常不重要的话题的进度更新等。

第二种沟通方式是一对一面谈。

一对一面谈特别适合私人问题，比如人事问题、绩效问题，决策的预热式探讨，或者对个人进行反馈等。

一对一面谈不适合需要很多人次谈话才可搞定的话题，以及敏感性不高的话题。

第三种沟通方式是电话。

电话沟通适合预约会议时间、不超过十分钟的封闭式问题确认等场合。如果你很容易和项目团队成员见面，就不要打电话了。

第四种沟通方式是电子邮件。

电子邮件适合于书面确认、通知或提醒、讨论结果的汇总、重要信息的分享等。电子邮件不适合对复杂问题的讨论、解决问题、项目启动、争吵、抱怨、私人问题等。

第五种沟通方式是传真。

这更多地针对外部合作伙伴，但传真现在已经用得很少了。

传真适合公文的传递，比如合同、协议等。

传真不适合敏感信息，敏感信息可以通过快递进行。

第六种沟通方式是共享空间。

共享空间适合于大量文档的分享，大家都需要的数据，比如项目文件，大家都需要的标准文档，比如模版、组织架构图等。

现在有些企业适用钉钉，里面的钉盘就是专门让企业作为文件共享的空间。

而网盘比较私人化，不太适合企业。

第七种沟通方式是即时沟通工具，比如微信和钉钉。

即时沟通工具的特点是快速，但即时信息如果过多，则会掩盖重要信息，比如微信，包含了大量私人信息、工作信息等。

相比之下钉钉会好一些，比较适合企业适用。

总结

要想在项目中进行有效沟通，需要遵循一些基本原则，还要选择合适的共同方式。对于项目经理来说，尤其要重视会议沟通、一对一面谈和电子邮件这三种最常用的沟通方式。

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